Referenz:
Bedeutendes Finanzinstitut im Verbundumfeld
AUFGABENSTELLUNG: Aufbau eines professionellen Provider Managements im Kontext einer Neuausschreibung
AUSGANGSSITUATION: Der Kunde hatte seinen IT-Betrieb nahezu vollständig ausgelagert und es stand eine Neuausschreibung des Vertrages an. Der Kunde hatte erkannt, dass seine bisherigen internen Strukturen und Abläufe nicht ausreichend waren, um Kosten und Qualität der umfangreichen fremdbezogenen Leistungen zu überwachen und zu steuern. Um die Zusammenarbeit mit dem neu auszuwählenden Provider von Anfang an effizient zu gestalten, hat der Kunde uns gebeten, Vorschläge für ein angemessenes Provider Management zu entwickeln und dieses anschließend zu implementieren.
Aufbauend auf unserem Prozessmodell für das Provider Management haben wir dem Kunden zunächst ein Portfolio von Prozessen dargestellt, die nach unserer Erfahrung für eine effiziente Steuerung von Outsourcing-Dienstleistern unverzichtbar sind. Vor dem Hintergrund knapper Zeitvorgaben wurde zunächst eine Auswahl der besonders dringend erforderlichen Prozesse getroffen („80/20“).
Da das Unternehmen noch nicht über ausreichende interne Ressourcen verfügte, haben unsere Mitarbeite das Provider Management zunächst interimsweise wahrgenommen und die neuen Prozesse gemeinsam mit dem Kunden an die speziellen Gegebenheiten angepasst und in der Organisation implementiert. Nach Auswahl des neuen Dienstleisters konnte dieser unmittelbar auf eine Palette von dokumentierten, praxistauglichen Governance-Prozessen verpflichtet werden – das Reporting und die Dienstleistersteuerung entsprachen daher von Anfang an professionellen Anforderungen.
Nach erfolgreichem Onboarding der neuen Kundenmitarbeiter für das Outsourcing haben wir diese eingehend gecoached und für einige Zeit in der neuen Funktion begleitet. Anschließend konnten wir die vereinbarten Prozesse erfolgreich in die alleinige Verantwortung des Kunden übergeben.
Der Kunde verfügt heute über eine vorbildliche Transparenz und Steuerung aller (sehr umfangreichen) ausgelagerten Services. Insbesondere die ehemals problematische Entwicklung der Providerkosten hat der Kunde heute „voll im Griff“.
